Uma empresa geralmente tem uma grande quantidade de documentos importantes, que são emitidos diariamente. Por isso, mantê-la organizada é um fator fundamental para que esta não perca produtividade e competitividade.
Você já deve estar se questionando: “Que funcionário nunca ficou horas procurando um papel importante?”. Além do desgaste físico que isso causa, o tempo também é um fator importante a ser considerado.
Acima das questões ligadas a produtividade e a qualidade no trabalho, manter os documentos organizados é fundamental para não perder prazos, não pagar multas e manter a empresa competitiva e competente. Dessa forma, seguir algumas regrinhas facilitam muito o cotidiano do trabalho, pois fazem com que seus funcionários ganhem muito mais tempo para se dedicarem a tarefas mais importantes.
No post de hoje separamos algumas dicas de como organizar melhor os seus documentos no trabalho! Confira:
Estabeleça um local específico para guardar os documentos
O mais importante é sempre ter um local em que todas as papeladas físicas ou digitais estarão reunidas. Desta maneira, você evita que as pessoas fiquem procurando em vários locais.
Empresas maiores podem ter um arquivo maior, que pode até ser uma sala, dependendo da demanda de documentos. Porém, com o advento da tecnologia no meio tributário e fiscal, é importante para o Governo que o contribuinte tenha todos seus documentos fiscais eletrônicos seguros e, caso esses documentos estejam centralizados, é ainda melhor para encontrá-los e fazer a entrega e obrigações.
Organize e armazene seus documentos
A organização de documentos pode ser bastante distinta. Você pode separar os papéis por datas, temas, clientes, ou como preferir. Esta separação vai fazer com que seja muito mais fácil achar qualquer papelada específica.
Por exemplo, é possível ter uma pasta apenas com contratos, outra com documentos internos e assim por diante.
Com relação aos seus documentos fiscais, é importante ter a garantia de que todos têm validade jurídica para que as obrigações como o SPED sejam entregues corretamente.
Dessa forma, com a ajuda de uma plataforma de consulta e armazenamento de documentos fiscais, a empresa consegue filtrar Notas Fiscais eletrônicas (NFes), Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes) e Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes), por etiquetas, código de barras, CFOP entre outros atributos presentes no arquivo XML.
Tenha uma ferramenta para auxiliar nesta tarefa
Para os documentos físicos, despende-se um esforço humano um tanto caro, por isso o melhor é automatizar todos os processos.
Já no caso dos documentos fiscais, que seguem o padrão eletrônico, é possível centralizar e fazer a gestão totalmente online, dependendo de menos pessoas, tornando o processo muito mais eficaz e evitando extravios, melhorando a rapidez na busca por uma determinada documentação, etc.
A ferramenta especializada em consulta, download e gestão de documentos fiscais como NFes e CTes diretamente da Secretaria da Fazenda é o Arquivei. A plataforma disponibiliza suas notas fiscais sem a necessidade da digitação de chave de acesso. Teste gratuitamente e comece a organizar seus documentos de forma otimizada.
A importância da segurança no armazenamento de arquivos
Salvar documentos importantes na nuvem (cloud computing) é uma das saídas mais interessantes e rápidas para a segurança e praticidade de sua organização.
Através da Amazon, serviço utilizado pela plataforma Arquivei, é possível assegurar que seus documentos fiscais estarão armazenados sem qualquer risco de perda, inclusive contra ataque de vírus como o rasomware, que para devolver os arquivos para as empresas cobrou cerca de R$928.
No âmbito legal, não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento perdido. De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos.
Empresas que conseguem manter uma boa organização em seus documentos e arquivos têm muito mais qualidade nos serviços prestados, mais produtividade e consequentemente, melhor lucratividade. Mesmo que organizar tudo dê um pouco de trabalho, o resultado vale a pena!